Sprintul final până la sfârșitul anului financiar se apropie cu pași repezi, iar fiecare zi contează când vine vorba de accelerarea fluxurilor de numerar. Cu ajutorul sfaturilor experților Coface și al informațiilor furnizate de clienții noștri, aflați cum să vizați creanțele neîncasate, să gestionați soldul vechi, să vă mobilizați echipele și să utilizați soluții digitale de recuperare a creanțelor pentru a vă îmbunătăți performanța și a vă asigura fluxul de numerar înainte de 31 decembrie.
De ce soldul vechi este un levier strategic pentru îmbunătățirea fluxului de numerar
Constrânse de un mediu economic marcat de rate ridicate de pierderi, creșteri continue ale întârzierilor la plată și accelerarea insolvențelor, companiile caută acum soluții urgente pentru a-și proteja fluxul de numerar și a gestiona mai eficient riscul comercial al clienților și furnizorilor.
Astăzi, 25% din falimentele companiilor sunt direct legate de creanțele neplătite. Confruntați cu această amenințare directă la adresa fluxului de numerar, prioritatea factorilor de decizie este să fie suficient de pregătiți pentru a încasa banii la timp. Cu toate acestea, în spatele acestor facturi neplătite se ascunde adesea utilizarea deficitară a unui instrument cheie: soldul vechi (raportul cu privire la vechimea creanțelor). Acest instrument oferă o imagine clară și dinamică a fluxurilor de numerar viitoare, detaliind creanțele clienților, datoriile furnizorilor, sumele datorate și datele de scadență ale acestora.
Folosit prea des ca o simplă foaie de calcul pentru raportarea contabilă, consultată din când în când în timpul revizuirilor financiare, bilanțul de vechime este, de fapt, un adevărat barometru al solidității fluxului dvs. de numerar și, prin urmare, al sănătății financiare a afacerii dvs. Dintr-o privire, puteți vedea care clienți se află în dificultate și sunt susceptibili să genereze facturi neplătite și puteți anticipa care plăți către furnizori ar trebui efectuate în mod prioritar.
Consultarea soldului vechi în fiecare săptămână vă permite să detectați, aproape în timp real, o creștere a plăților întârziate din partea unor clienți. Această vizibilitate este crucială pentru anticiparea nevoilor de flux de numerar, luarea deciziilor strategice corecte și gestionarea eficientă a acțiunilor de recuperare a creanțelor. Neglijarea sau utilizarea incorectă a acestui instrument poate, prin urmare, să vă slăbească afacerea și chiar să amenințe stabilitatea companiei dumneavoastră.
Soldul vechi este nucleul motorului: dacă lichiditățile nu intră așa cum era prevăzut, acest lucru poate duce rapid la probleme de flux de numerar pentru companie, care se va afla apoi în mare dificultate în a-și respecta propriile angajamente față de furnizori. Acesta este ceea ce numim efectul domino!
Nathalie Paris, Claims and Debt Collection Director for Coface France, Europe and West Africa.
Soldul vechi și creanțele neîncasate: la ce trebuie să fiți atenți
Curățarea soldului vechi necesită o metodologie riguroasă și procese clar stabilite. Nu este vorba doar de identificarea întârzierilor, ci de înțelegerea originii acestora și a impactului lor asupra sănătății financiare a companiei.
Primul pas este să vă asigurați că fiecare creanță înregistrată este reală și scadentă, cu documente justificative: facturi, avize de livrare, dovezi ale serviciilor prestate, scrisori și e-mailuri. Verificați dacă există litigii, erori de facturare sau duplicate și identificați fiecare anomalie: diavolul se ascunde în detalii. Un studiu de caz al unui client demonstrează această realitate: o companie a descoperit datorii neplătite în valoare de aproape 1 milion de lire sterline... pur și simplu din cauza unei erori de facturare! Monitorizarea regulată a portofoliului său de creanțe ar fi permis corectarea rapidă a acestei anomalii.
Odată ce datoriile au fost validate, prioritizează acțiunile dvs. de recuperare a creanțelor . Spre deosebire de credința populară, cea mai eficientă abordare este să abordați mai întâi cele mai vechi și mai mari datorii, cele care afectează cel mai mult fluxul dvs. de numerar, clasificând datoriile în trei categorii:
- Cele scadente la D+30
- Cele scadente la D+60
- Cele scadente la D+90
Dacă observați un volum semnificativ de datorii restante cu mai mult de 90 de zile, este necesar să stabiliți un plan de acțiune. Dacă aceste datorii reprezintă mai mult de 10% din soldul vechi, trebuie să acționați rapid. Iar dacă depășesc 15%, devine urgent să vă dotați cu soluții pentru recuperarea creanțelor și protecția împotriva datoriilor neplătite.
- Rachid Aoulad Hadj, Debt Collection Services Sales Director for Coface France, Europe and West Africa.
Monitorizarea soldului vechi trebuie să se bazeze pe semnale de avertizare clare, care vă permit să acționați rapid:
- scăderea ratei de recuperare,
- schimbări ale persoanelor de contact,
- negocierea planurilor de plată,
- lipsa de răspuns la solicitările și mementourile dvs.,
- creșterea numărului de reclamații.
Aceste semnale „calitative” trebuie completate cu semnale „cantitative”, monitorizate cu ajutorul tablourilor de bord și indicatorilor precum DSO (Days Sales Outstanding) sau CEI (Collection Effectiveness Index), care măsoară capacitatea dvs. reală de a încasa numerar. Dacă CEI, care este de obicei în jur de 90%, scade în timpul măsurătorilor săptămânale sau lunare, acesta este un semn de avertizare puternic. Atunci când sunt monitorizați cu atenție, acești indicatori vă permit să anticipați dificultățile, să vă adaptați condițiile de plată în mod flexibil, să vă organizați acțiunile de recuperare a creanțelor sau să optați pentru o soluție de asigurare a creditelor comerciale.
Notificări timpurii, codificare și angajament comun: soluții rapide de implementat
Pentru a accelera intrările de numerar, este deosebit de eficientă instituirea unui sistem preventiv de reamintiri. Cu toate acestea, rentabilitatea acestor acțiuni de reamintire va depinde de organizația dvs.: sistemul dvs. trebuie să se bazeze pe procese clare, împărtășite (și respectate!) de toată lumea din companie. Trimis înainte de data scadenței plății, pre-reamintirile vă permit să detectați din timp potențialele dispute, să eficientizați fluxul de numerar și să evitați blocajele la sfârșitul anului.
În general, optați pentru notificări programate, adaptate profilului fiecărui client: un număr mic de clienți apreciază să li se trimită notificări înainte de data scadenței, în timp ce un număr mare nu apreciază acest lucru. Paradoxul este că cei care se opun notificărilor preventive sunt de obicei cei care plătesc la timp. Această abordare personalizată vă permite să modulați procesul de reminder pentru a asigura fluxul de numerar, păstrând în același timp relația comercială. De aceea este important să codificați motivele facturilor neplătite (probleme de preț, articole lipsă, livrări eșuate etc.) pentru a viza mai bine acțiunile corective, dar și pentru a mobiliza alte departamente din compania dvs. în rezolvarea disputelor comerciale.
Succesul strategiei dvs. de colectare nu depinde numai de echipele dvs. financiare. Implicarea echipelor de vânzări, servicii clienți și chiar logistică este crucială: fiecare, la nivelul său de relație cu clienții, poate contribui la eliminarea obstacolelor din calea plății.
Nu trebuie să așteptați până la data scadenței pentru a trimite o notificare și apoi să descoperiți o dispută. Rezolvarea acesteia poate dura luni de zile sau chiar mai mult.
„Prin acțiuni de urmărire și un sistem de codificare a datoriilor neplătite, puteți califica și curăța mai bine soldul vechi și, de exemplu, puteți lansa o campanie de comunicare internă pentru a rezolva rapid o dispută, cu scopul de a colecta numerarul cât mai repede posibil.” -
Farah Anezot, manager de credit la JJA Group.
Recuperarea digitală a creanțelor și externalizarea: pârghii pentru optimizarea performanței
Automatizarea și digitalizarea oferite de noile tehnologii transformă gestionarea creanțelor comerciale. ERP, CRM, soluții de scorare... Ecosistemul de colectare a creanțelor evoluează, iar instrumentele digitale sunt acum aliați esențiali pentru a asigura fiabilitatea datelor, automatizarea sarcinilor repetitive și oferirea unei viziuni detaliate, la 360°, asupra situației financiare a companiei dvs.:
- Sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) vă permite să centralizați fluxurile financiare și să automatizați notificările, precum și să sortați automat creanțele în funcție de vechime!
- CRM (Customer Relationship Management) este esențial pentru înțelegerea contextului comercial înainte de a contacta clientul;
- Soluțiile de scorare vă ajută să evaluați sănătatea financiară a contrapartidelor dvs. și să vă orientați acțiunile către clienții cei mai solvabili pentru a maximiza recuperarea creanțelor.
- Instrumentele colaborative, cum ar fi platformele de gestionare a litigiilor, facilitează fluxul de informații și rezolvarea rapidă a problemelor.
Experiența grupului JJA, care s-a dotat recent cu instrumentul digital de colectare MyDSO, demonstrează creșterea eficienței obținută prin digitalizarea și automatizarea procesului de colectare a creanțelor.
Rezultatele vorbesc de la sine: compania și-a crescut rata de recuperare de la 80% la 90% în (doar!) un an. Dincolo de performanța operațională, aceste instrumente eliberează timp pentru acțiuni cu valoare adăugată mai mare și îmbunătățesc calitatea relațiilor cu clienții.
Timpul petrecut cu sarcinile manuale este acum alocat construirii de relații. Dezvoltați o relație mult mai puternică cu partenerii dvs. de afaceri.
- Farah Anezot, Credit Manager at the JJA Group.
Ca ultimă soluție, apelarea la un expert și externalizarea recuperării creanțelor poate fi o măsură înțeleaptă atunci când acțiunile interne au atins limitele, în special în cazul unui portofoliu de creanțe mare, complex sau internațional . Expertiza recunoscută a unei terțe părți are, de asemenea, un efect psihologic imediat asupra debitorilor.
Încredințarea recuperării creanțelor unui furnizor de servicii specializat, precum Coface, înseamnă că veți redeveni o prioritate în deciziile de plată ale debitorului, în timp ce vă puteți concentra în continuare pe activitatea dvs.
- Rachid Aoulad Hadj, Debt Collection Sales Director for Coface France, Europe and West Africa.
În cele din urmă, gestionarea proactivă a soldului dvs. vechi consolidează credibilitatea companiei dvs. în relațiile cu partenerii financiari, cum ar fi băncile sau asigurătorii de credite comerciale, care vor fi mai dispuși să vă acorde finanțare sau garanții, chiar și în perioade de tensiune.
Începeți să acționați acum
Sfârșitul anului financiar se apropie cu pași repezi, iar fiecare zi contează când vine vorba de asigurarea fluxului de numerar. Nu lăsați datoriile și soldurile restante să încetinească creșterea afacerii dvs.:
Contactați echipele noastre pentru a vă evalua nevoile și pentru a descoperi soluțiile noastre de asigurare de credit comercial și de colectare a creanțelor, adaptate industriei și zonei geografice în care activați.
Solicitați o cotație acum folosind simulatorul de cost de mai jos!
Obțineți chiar acum o cotație pentru colectarea creanțelor
cotație gratuită cu doar 3 clicuri
Doriți să vă recuperați una sau mai multe creanțe? Aflați costul colectării creanțelor de către Coface, gratuit și în doar 3 clicuri.
