Despre Coface

Nota de informare

Nota de informare privind protectia si confidentialitatea datelor cu caracter personal

Grupul Coface in Romania este reprezentat de urmatoarele entitati:
  • COFACE ROMANIA CREDIT MANAGEMENT SERVICES SRL
  • COMPAGNIE FRANCAISE D’ASSURANCE POUR LE COMMERCE EXTERIEUR S.A. BOIS-COLOMBES - SUCURSALA BUCURESTI
  • COFACE ROMANIA INSURANCE SERVICE SRL
  • COMPAGNIE FRANCAISE D’ASSURANCE POUR LE COMMERCE EXTERIEUR S.A. BOIS-COLOMBES  SUCURSALA TEHNOLOGIA INFORMATIEI BUCURESTI
Va informam prin prezenta despre prelucrarea datelor dvs. personale de catre Grupul Coface si afiliatii acestuia, si drepturile pe care le aveti in conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN SI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 (denumit in continuare GDPR). Responsabilul Grupul Coface si afiliatii acestuia pentru Protectia Datelor cu Caracter Personal poate fi contactat la adresa:
DPO-Romania@coface.com.
 
Scopul si baza legala a prelucrarilor
Grupul Coface si afiliatii acestuia prelucreaza datele dumneavoastra personale in conformitate cu prevederile GDPR, ale legilor locale privind protectia datelor precum si in conformitate cu prevederile specifice legislatiei muncii si industriei de asigurari. Ca angajator, Grupul Coface trebuie sa pastreze si sa prelucreze date personale despre dvs.pentru:
 
a) Gestionarea procesului de recrutare, de angajare propriu-zisa si/sau de gestionare a resurselor umane
 
b) Gestionarea relatiilor de munca 
Datele personale pe care Grupul Coface si afiliatii acestuia le detine si pe care le va prelucra vor fi utilizate pentru managementul si administrarea relatiilor de munca. Grupul Coface si afiliatii acestuia va pastra si va folosi datele personale pentru a-i permite sa gestioneze relatia contractuala de munca in mod eficient, legal si adecvat, in timpul procesului de recrutare, in timp ce aveti calitatea de angajat, in momentul in care relatiile de munca se termina precum si dupa incetarea relatiilor de munca. Aceasta activitate include utilizarea informatiilor care permit Companiei executarea contractului de munca si respectarea oricaror cerinte legale aplicabile.
 
c) Urmarirea unor interese legitime
In calitate de companie care ofera servicii de colectare si informatii de afaceri (servicii de risk management), uneori este posibil ca Grupul Coface si afiliatii acestuia sa prelucreze datele dumneavoastra personale pentru a urmari interesele legitime de business, de exemplu, pentru a preveni frauda, scopuri administrative sau pentru a raporta potentialele infractiuni. Grupul Coface si afiliatii acestuia nu va procesa datele dumneavoastra personale in cazul in care aceste interese prevaleaza intereselor sau drepturile si libertatile fundamentale ale dvs.
 
d) Protejarea pozitiei Companiei in cazul unei proceduri judiciare
In situatia in care dumneavoastra nu doriti furnizarea anumitor date necesare procesului de angajare si executare a contratului de munca, este posibil ca Grupul Coface si afiliatii acestuia sa nu reuseasca, in anumite circumstante, sa se conformeze obligatiilor legale si veti fi informat despre implicatiile acestei decizii.
Baza legala a prelucrarii datelor cu caracter personal o reprezinta articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR – prelucrare in scopuri precontractuale si contractuale precum si pentru respectarea unor prevederi legale conform articolului 6 alin. (1) litera c) din GDPR. De asemenea, Grupul Coface si afiliatii acestuia prelucreaza datele dumneavoastra si in conformitate cu prevederile articolului 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR pentru a proteja interesele legitime ale Grupul Coface si afiliatii acestuia sau ale tertilor. Acest lucru poate fi necesar in special: i) pentru a asigura securitatea IT si operatiunile IT; ii) pentru evaluarea competentelor profesionale si a probitatii morale in conformitate cu prevederile legale specifice industriei de asigurari sau iii) asigurarea unei grad ridicat de pregatire profesionala si oferirea unor programe de dezvoltare personala. In masura in care sunt necesare categorii speciale de date cu caracter personal (ex. date privind starea dvs. de sanatate sau informatii cu privire la condamnarile penale), Grupul Coface si afiliatii acestuia prelucreaza aceste date in conformitate cu prevederile legale care autorizeaza in mod expres Compania sa prelucreze astfel de date. Prelucrarea de date personale in scopuri de marketing, in masura in care va fi facuta, se va efectua doar in baza consimtamantului dumneavoastra conform art. 6 alin. (1) litera (a) din GDPR.
 
Tipuri de date cu caracter personal pe care le prelucram
In procesul de recrutare, angajare propriu-zisa si/sau gestionare resurse umane, sfera datelor cu caracter personal poate cuprinde urmatoarele tipuri informatii:
  • date personale care permit candidatului/angajatului sa fie identificat: nume, prenume, gen, data de nastere;
  • informatii furnizate de catre candidat care permit desfasurarea testelor specifice initiale: adresa, telefon, fax, adresa de e-mail;
  • informatii care permit verificarea conditiilor de eligibilitate si de selectie aferente procesului de recrutare respectiv: nationalitate, limbi straine, educatie, experienta profesionala;
  • daca este cazul, rezultatele testelor specifice initiale si ale altor teste aferente.
Toate aceste referinte contureaza identitatea unei persoane si se regasesc, de obicei, in CV, chiar din momentul in care persoana vizata initiaza o aplicatie pentru un loc de munca.
Politica Grupul Coface si afiliatii acestuia este de a colecta numai datele personale necesare in scopuri convenite si solicitam angajatilor nostri sa ne comunice date cu caracter personal numai acolo unde este strict necesar acestor scopuri. Atunci cand trebuie sa prelucram datele personale pentru executarea contractului de munca sau pentru exercitarea unor interese legitime ale Companiei, putem solicita angajatilor nostri sa furnizeze informatii si despre alte persoane vizate, cum ar fi membrii familiei. Grupul Coface si afiliatii acestuia poate prelucra mai multe categorii de date personale acestea variind in functie de functia pe care o detineti in cadrul societatii (nume, prenume, numar de telefon personal, adresa de email, adresa de domiciliu/resedinta, Codul Numeric Personal, data si locul nasterii, cetatenia, date privind starea civila, date din permisul de conducere, Seria si numarul actului de identitate/ pasaportului, numele si prenumele si codul numeric personal al membrilor de familie (inclusiv persoane minore), date bancare si alte detalii financiare, date privind sanatatea, date privind condamnarile penale sau sanctiunile de natura financiara, date de geolocalizare, date privind pregatirea si experienta profesionala). Tipul de informatii pe care il detinem include formularul de candidatura si referintele mentionate de dumneavoastra, contractul dvs. de angajare si orice modificari aduse acestuia; corespondenta cu sau despre dvs., de exemplu, scrisorile despre o crestere a salariului sau, la cererea dumneavoastra, adeverinte privind veniturile obtinute, calitatea de angajat, numarul de zile de concediu medical; informatiile necesare pentru salarizare, beneficii si decontarea unor cheltuieli; date de contact si detalii de contact pentru situatii de urgenta; inregistrari a unor cereri de concediu de odihna, medical, fara plata; si referinte privind istoricul carierei dvs., cum ar fi formarea profesionala, evaluarile periodice, alte modalitati de monitorizare a performantei si, dupa caz, cercetari disciplinare si solutionarea unor reclamatii formulate de catre dumneavostra sau care privesc persoana dumneavostra. Desigur, unele dintre datele dumneavoastra de contact (nume, prenume, adresa de e-mail, telefon) vor fi in mod inevitabil mentionate in multe documente sau comunicari ale companiei. Aceste comunicari sunt create fie de catre dumneavoastra, fie de catre colegi de-ai dumneavoastra in cursul indeplinirii indatoririlor si activitatilor Companiei. Daca este necesar, societatea are obligatia de a pastra informatii referitoare la sanatatea ta, cum ar fi documentatie privind absentele medicale. Aceste informatii vor fi utilizate pentru a asigura conformitatea cu prevederile legale in materie de sanatate, siguranta si protectie a sanatatii la locul de munca. De asemenea, Compania are nevoie de aceste date pentru a administra si a gestiona plata contibutiilor sociale (fara a se limita la contributii pentru sanatate, asigurari sociale, somaj), beneficii extrasalariale (abonament la o clinica medicala – atat pentru angajat cat si pentru apartinatori), programe de formare profesionala si dezvoltare personala. Pentru respectarea unor obligatii legale, in cazul in care Compania proceseaza date in baza consimtamantului dvs., aveti dreptul sa retrageti acest consimtamant in orice moment. In plus, Compania poate monitoriza modalitatea de utilizare a calculatorului si a adreselor de e-mail profesionale. De asemenea, pentru evidenta programului de lucru al angajatilor, Compania utilizeaza in cadrul Sediului Central, pontajul prin intermediul badge-urilor (cartelelor de acces) si in baza rapoartelor de intrari si iesiri conform cititoarelor de carduri. In cazul punctelor de lucru teritoriale, Compania utilizeaza pentru evidenta programului de lucru al angajatilor condicile fizice prezente in fiecare punct de lucru teritorial. Informatii suplimentare despre modalitatea de gestionare a programului de lucru pot fi gasite in documentatia disponibila pe intranet-ul Companiei la adresa http://www.coface.ro/. Daca in viitor intentionam sa procesam datele dvs. personale in alte scopuri decat cele pentru care au fost colectate, va vom furniza informatii cu privire la scopurile noi precum si orice alte informatii relevante.
 
Sursa datelor cu caracter personal
Grupul Coface si afiliatii acestuia colecteaza date personale direct de la dumneavoastra, dar unele pot proveni din alte surse interne, cum ar fi managerul dvs. sau, in unele cazuri, surse externe, cum ar fi persoanele mentionate de dumneavoatra pentru furnizarea unor referinte precum si din surse publice. In cazul in care trebuie sa prelucram date cu caracter personal obtinute de la terti persoane juridice, acestia din urma au obligatia de a va furniza informatiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise. 
 
Categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal
a) Entitati terte pentru executarea contractului de munca 
In calitate de angajator, Compania este supusa unor obligatiilor legale, de reglementare si profesionale. Prelucram date cu caracter personal in scopul indeplinirii unor obligatii legale ori, dupa caz, oferirii de raspunsuri la solicitarile autoritatilor ori institutiilor publice. Compania poate dezvalui informatii despre dvs. doar acelor terti fata de care exista o obligatie legala in acest sens sau pentru executarea contractului incheiat intre dumneavoastra si Companie, de exemplu, pot fi transmise date personale ale dumneavoastra catre unitati bancare (exemplu: pentru plata drepturilor salariale), societati de payroll care gestioneaza calcul salarial, autoritati ale statului sau catre entitati care exercita o autoritate publica(exemplu: pentru declarararea obligatiilor de natura fiscala, executori judecatoresti), furnizorilor de servicii medicale (exemplu: pentru formalitatile preliminare incheierii contractului de munca, pentru respectarea unor obligatii legale, pentru acordarea unor beneficii extrasalariale).
 
b) Clienti, parteneri comerciali sau alte entitati juridice
Prin exercitarea atributiilor de serviciu specifice, unele dintre datele dumneavoastra pot fi dezvaluite catre alte entitati juridice cum ar fi Clienti, auditori financiari, consultanti, parteneri comerciali ai Companiei.
 
c) Societati din grup
Compania poate, de asemenea, dezvalui anumite date personale (exemplu: date de contact, experienta profesionala relevanta) catre alte companii din cadrul grupului COFACE in scopuri legate de angajarea dvs. sau in cursul normal al activitatilor desfasurate de dumneavoastra.
 
Perioada de stocare a datelor
Criteriile utilizate pentru stabilirea duratei de stocare a datelor dumneavoastra sunt:
  • In cadrul procesului de recrutare dar si ulterior incheierii procesului de recrutare, Societatea poate pastra datele personale ale candidatilor pentru o perioada de 3 ani de zile, stocarea acestor date fiind realizata in scopurile specifice procesului de recrutare si de angajare propriu-zisa
  • Stocarea datelor in vederea executarii contractului de munca
  • Stocarea datelor in vederea respectarii obligatiilor legale specifice
  • Stocarea datelor pentru apararea unor drepturi in justitie.
Drepturile dumneavoastra si modul de exercitare al acestora
In temeiul Regulamentului general privind protectia datelor (GDPR) aveti dreptul sa cereti accesul la datele personale, dreptul de a rectifica sau completa datele prelucrate, dreptul la stergerea datelor dvs. personale (cu respectarea prevederilor legale in vigoare), dreptul de a restrictiona prelucrarea, dreptul de a nu face obiectul unei decizicii automate, inclusiv profilarea, precum si, in anumite circumstante, dreptul la portabilitatea datelor. Daca a fost necesar consimtamantul dumneavoastra pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal, aveti dreptul (in anumite circumstante) sa retrageti acest consimtamant in orice moment, ceea ce nu va afecta legalitatea prelucrarii inainte de retragerea consimtamantului.
Pentru astfel de solicitari va rugam sa contactati direct: DPO-Romania@coface.com sau sa accesati pagina disponibila pe www.coface.ro
 
Inregistrarea unei plangeri
Aveti dreptul sa depuneti o plangere la Autoritatea Nationala pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal ("ANSPDCP") accesand site-ul web www.dataprotection.ro.
 
Transmiterea datelor catre o tara terta
Daca Grupul Coface si afiliatii acestuia transfera date cu caracter personal furnizorilor de servicii din afara Spatiului Economic European (SEE), transferul va fi efectuat numai daca Comisia Europeana a confirmat ca exista un nivel adecvat de protectie a datelor sau alte masuri de protectie adecvate a datelor (de ex. norme obligatorii privind protectia datelor corporative sau clauze contractuale standard UE), conform informatiilor publice disponibile la data efectuarii transferului.
 
Decizii individuale automate
Compania nu foloseste decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice care va privesc sau care va afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa.
 
Consultati notele de informare disponibile pentru fiecare companie:
Sus
  • Romanian
  • English